Đồng Bộ trong Chiến Lược Truyền Thông trước với bảng kế hoạch về lịch thiết kế, sản xuất, vận chuyển và thi công lắp đặt.

Việc gửi bảng kế hoạch về lịch thiết kế sản xuất, lịch sản xuất, lịch vận chuyển và lịch thi công lắp đặt dự kiến cho chủ đầu tư khu vui chơi trước khi triển khai kế hoạch truyền thông là rất quan trọng và cần thiết. Dưới đây là những lý do chi tiết giải thích vì sao cần thực hiện việc này:

1. Đảm Bảo Tính Chính Xác và Đồng Bộ trong Chiến Lược Truyền Thông

Đồng bộ với tiến độ dự án: Khi có kế hoạch rõ ràng về tiến độ thiết kế, sản xuất, vận chuyển và thi công, đội ngũ truyền thông có thể lên kế hoạch quảng bá chính xác, đồng bộ với các mốc thời gian quan trọng. Điều này đảm bảo rằng chiến lược truyền thông sẽ không bị gián đoạn hay lạc hậu so với sự phát triển thực tế của khu vui chơi.
Thông tin chính xác về các dịch vụ, trò chơi: Khi truyền thông về khu vui chơi, đội ngũ cần phải biết chính xác thời gian các trò chơi, dịch vụ sẽ được hoàn thiện, lắp đặt và sẵn sàng hoạt động. Điều này giúp tránh việc quảng bá các dịch vụ chưa hoàn thiện hoặc không chính xác.

2. Lên Kế Hoạch Truyền Thông Đúng Thời Điểm

Điều chỉnh thời gian truyền thông: Nếu biết trước được lịch sản xuất và thi công, đội ngũ truyền thông có thể điều chỉnh chiến lược truyền thông sao cho đúng thời điểm. Ví dụ, nếu việc thi công bị chậm tiến độ, chiến dịch quảng bá khai trương hoặc các sự kiện đặc biệt có thể được hoãn lại hoặc thay đổi thời gian công bố để đảm bảo tính hiệu quả.
Quảng bá các mốc thời gian quan trọng: Truyền thông có thể được tối ưu hóa để kích thích sự quan tâm vào các giai đoạn quan trọng, chẳng hạn như khi các trò chơi mới hoàn thiện, khi có sự kiện thử nghiệm dịch vụ, hoặc khi khu vui chơi chính thức đi vào hoạt động.

3. Tối Ưu Hóa Ngân Sách và Tài Nguyên

Lên kế hoạch truyền thông hiệu quả về tài chính: Việc biết được lịch thi công và tiến độ sản xuất giúp đội ngũ truyền thông lên kế hoạch ngân sách truyền thông phù hợp với từng giai đoạn. Điều này giúp tránh việc chi tiêu lãng phí cho các hoạt động truyền thông khi chưa có sản phẩm hoặc dịch vụ thực tế để quảng bá.
Tiết kiệm thời gian và công sức: Khi có lịch trình cụ thể, đội ngũ truyền thông có thể chuẩn bị tài liệu quảng cáo, các hoạt động truyền thông (như in ấn, quay video, thiết kế đồ họa) sớm, từ đó đảm bảo các chiến dịch được triển khai đúng thời gian và không gặp phải tình trạng thiếu sót hoặc phải làm việc gấp gáp vào phút cuối.

4. Đảm Bảo Chất Lượng Dịch Vụ Truyền Thông

Truyền thông chính xác về các hạng mục và sản phẩm: Biết chính xác khi nào các trò chơi, dịch vụ mới sẽ được lắp đặt giúp đội ngũ truyền thông có thể chuẩn bị các tài liệu quảng cáo chính xác, bao gồm việc chụp ảnh, quay video, hoặc mô tả dịch vụ. Điều này sẽ đảm bảo rằng khách hàng có được thông tin chính xác về khu vui chơi và sản phẩm mà họ sẽ trải nghiệm.
Kinh nghiệm thực tế của khách hàng: Các chiến dịch truyền thông có thể được dựa trên trải nghiệm thực tế của khách hàng với các trò chơi, dịch vụ đã được hoàn thiện và lắp đặt. Điều này giúp quảng bá sản phẩm một cách chân thực và hấp dẫn hơn.

5. Tạo Điều Kiện Cho Việc Lên Kế Hoạch Sự Kiện và Khai Trương

Đồng bộ với sự kiện khai trương: Lịch thi công và sản xuất giúp xác định rõ thời gian hoàn thiện các hạng mục quan trọng của khu vui chơi. Khi khu vui chơi được hoàn thành đúng hạn, các sự kiện khai trương có thể được tổ chức đúng lịch, từ đó thu hút sự chú ý của khách hàng và các phương tiện truyền thông.
Chuẩn bị cho các hoạt động khởi động: Khi có thông tin về lịch thi công, bạn có thể lên kế hoạch cho các hoạt động thử nghiệm, các sự kiện VIP hoặc chương trình ưu đãi đặc biệt để khách hàng trải nghiệm trước khi khu vui chơi chính thức mở cửa. Điều này làm tăng sự hứng thú và kích thích sự quan tâm của khách hàng.

6. Giảm Thiểu Rủi Ro và Phản Hồi Kịp Thời

Dự phòng sự cố: Nếu biết được lịch thi công và lắp đặt cụ thể, các bộ phận liên quan (bao gồm cả đội ngũ truyền thông) sẽ có kế hoạch dự phòng nếu có sự cố xảy ra, chẳng hạn như việc hoàn thành chậm hoặc thay đổi lịch trình. Điều này giúp truyền thông có thể thay đổi thông tin một cách kịp thời, tránh tình trạng đưa ra các chiến dịch truyền thông sai lệch.
Kế hoạch điều chỉnh nhanh chóng: Nếu có sự thay đổi trong tiến độ thi công, đội ngũ truyền thông có thể điều chỉnh lịch truyền thông ngay lập tức, ví dụ như thay đổi ngày ra mắt dịch vụ, tổ chức sự kiện lại hoặc thông báo về sự thay đổi cho khách hàng.

7. Tăng Cường Sự Phối Hợp Giữa Các Bộ Phận

Tạo sự liên kết giữa các bộ phận: Gửi bảng kế hoạch thi công và sản xuất cho chủ đầu tư giúp các bộ phận liên quan như thiết kế, sản xuất, vận chuyển và truyền thông hiểu rõ tiến độ công việc của nhau. Điều này không chỉ giúp truyền thông có thông tin chính xác để quảng bá mà còn tạo ra sự phối hợp đồng bộ trong suốt quá trình triển khai dự án.
Tạo sự minh bạch và chủ động: Khi các bộ phận đều nắm được tiến độ chung của dự án, mỗi bộ phận sẽ chủ động hơn trong việc thực hiện công việc của mình, từ đó tăng hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.